Tăng tốc hiệu suất làm việc với kỹ năng Word văn phòng

0
1045

Trong thực tại xã hội hiện nay thì ngoài có những kỹ năng chuyên môn thì tin học văn phòng nói chung và kỹ năng Word nói riêng đang bắt đầu trở thành một trong các yêu cầu bắt buộc khi tuyển dụng vào bất kỳ doanh nghiệp nào. Hiểu được tầm quan trọng đó, Beto đã tổng hợp các thông tin cần biết về kỹ năng Word gửi đến bạn đọc cùng với các khóa tin học văn phòng cơ bản vô cùng bổ ích. Hãy cùng nhau tìm hiểu dưới đây nhé!

Xem thêm:

ky-nang-word-van-phong-la-mot-trong-nhung-yeu-cau-khong-the-thieu-khi-tham-gia-tuyen-dung-cho-doanh-nghiep

Kỹ năng Word văn phòng là một trong những yêu cầu không thể thiếu khi tham gia tuyển dụng cho doanh nghiệp. 

1. Kỹ năng Word trong công sở là làm gì?

Kỹ năng tin học văn phòng qua công cụ Microsoft Word, hay còn được gọi là Winword, được xem là một công cụ vô cùng hữu hiệu giúp soạn thảo các văn bản rất phổ biến hiện nay. Công cụ này được phát minh bởi công ty phần mềm nổi tiếng có tên là Microsoft. 

Công cụ Microsoft Word còn cho phép người dùng làm việc với các văn bản (text), các hiệu ứng chẳng hạn như màu sắc, phông chữ và đồ họa (graphic) cùng với nhiều phương tiện đa dạng khác như video, âm thanh, giúp cho quá trình soạn thảo văn bản được thực hiện một cách nhanh chóng, thuận lợi. 

word-la-mot-cong-cu-vo-cung-huu-hieu-trong-viec-soan-thao-van-ban

Word là một công cụ vô cùng hữu hiệu trong việc soạn thảo văn bản.

Kỹ năng trên Word rất đa dạng, bao gồm các thao tác sau mà bạn có thể dễ dàng thực hiện:

  • Nhập liệu cho văn bản và định dạng: gõ chữ theo văn phạm là tiếng Việt với font, cỡ chữ và màu sắc chữ thích hợp. 
  • Tạo và chèn định dạng cho bảng: Numbering, bullet, căn đoạn, giãn cách dòng, thêm tab, thêm hàng, thêm cột, trộn hoặc tách, thay đổi các cấu trúc của một bảng,…
  • Chèn hình ảnh, vẽ sơ đồ, hình khối: các thanh công cụ như Shape, smart art, clip art sẽ hỗ trợ bạn trong thao tác này. 
  • Chèn các ký tự tương ứng: công cụ symbol, hyperlink để chèn link, footnote để ghi chú, giúp người dùng dễ dàng đa dạng hóa các thao tác, công việc được chi tiết hơn. 
  • Bảo mật các file: với hình thức thay đổi lại mật khẩu để bảo vệ cho các file tài liệu đã soạn thảo. 
  • Thiết lập các chức năng in ấn: chỉnh sửa được các khổ giấy, lề in, đánh số trang, header,…
  • Trộn các văn bản: sử dụng công cụ Mail Merge để thao tác được nhanh gọn.

2. Tầm quan trọng của việc học Word văn phòng

Dưới thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, các công cụ tin học văn phòng đã và đang dần trở thành công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực cho bất kể ngành nghề nào. Việc giỏi các kỹ năng tin học đặc biệt là Word văn phòng sẽ mở ra mọi cánh cửa giúp bạn dễ dàng đi đến thành công, đồng nghĩa với nhiều cơ hội việc làm sẽ đến với bạn hơn và bạn sẽ làm những việc liên quan đến kinh doanh, quản lý rất hiệu quả nhờ có kỹ năng này. 

Tầm quan trọng của việc học Word văn phòng được khẳng định mạnh khi hầu hết các trường Đại học đều yêu cầu sinh viên phải có các chứng chỉ liên quan đến tin học. Vì vậy, nếu thiếu kỹ năng này bạn sẽ giống như một người “mù công nghệ”, trở nên khó khăn hơn trên con đường sự nghiệp. 

cac-cong-cu-tin-hoc-van-phong-da-va-dang-dan-tro-thanh-cong-cu-ho-tro-vo-cung-dac-luc

Các công cụ tin học văn phòng đã và đang dần trở thành công cụ hỗ trợ vô cùng đắc lực.

Sau đây là những lợi ích to lớn khi bạn học kỹ năng sử dụng Word văn phòng:

  • Hỗ trợ con người trong việc xử lý các giấy tờ, sổ sách.
  • Có nhiều cơ hội việc làm trong và ngoài nước: kỹ năng tin học văn phòng đặc biệt là kỹ năng sử dụng Word văn phòng một cách thành thạo sẽ là chìa khóa giúp bạn ghi điểm trong mắt các nhà tuyển dụng. 
  • Đáp ứng được các yêu cầu của công viên liên quan đến văn phòng: việc học Word văn phòng sẽ hỗ trợ bạn hòa nhập hơn với thời đại công nghệ hiện nay, làm chủ công nghệ, thiết bị và trở nên nhanh nhạy khi làm các công việc thông qua Word. Ngoài ra, thành thạo Word văn phòng cũng như các kỹ năng khác trong tin học sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, thực hiện công việc một cách năng suất, có hiệu quả hơn. 
loi-ich-cua-word-van-phong-se-mo-ra-cho-ban-rat-nhieu-co-hoi-trong-tuong-lai

Lợi ích của Word văn phòng sẽ mở ra cho bạn rất nhiều cơ hội trong tương lai.

Còn vô số những lợi ích khác mà tin học văn phòng nói chung và kỹ năng sử dụng Word nói riêng mang lại, sự phát triển của nó đã giúp cho quá trình làm việc được diễn ra hiệu quả, năng suất hơn. Tuy nhiên, làm thế nào để sử dụng một cách triệt để kỹ năng Word kể trên để mang lại hiệu suất tối ưu trong công việc, cùng tham khảo một số thủ thuật hay ho và các khóa tin học văn phòng cơ bản trong nội dung dưới đây bạn nhé!

3. Thủ thuật xử lý công việc hiệu quả bằng Word

Microsoft Word được xem là một công cụ không thể thiếu với tất cả mọi người đặc biệt là đối với dân văn phòng. Vì vậy, Beto đã tổng hợp một vài thủ thuật hay dưới đây giúp hỗ trợ việc xử lý công việc một cách tiện lợi, hiệu quả và giúp chúng ta có thể làm chủ được phần mềm Word.

3.1. Bảo vệ mắt của bạn

Việc sử dụng màn hình trắng sáng trong thời gian quá lâu rất dễ khiến mắt chúng ta mau mệt mỏi và sẽ ảnh hưởng đến mắt về lâu dài. Tuy nhiên, trong MS Word có cách giúp bạn hạn chế được tác động của nền trắng này khi làm việc. Bạn chỉ cần thay đổi màu nền cùng với màu chữ mặc định, chuyển từ nền trắng thành nền xanh, từ chữ đen thành chữ trắng. Hãy thử ngay mẹo nhỏ bổ ích này bạn nhé! 

Thao tác thực hiện rất đơn giản: bạn chọn công cụ Tools/Options, chọn thẻ General và đánh dấu kiểm vào ô Blue ground, White text, nhấn nút OK. Cách làm đơn giản này sẽ giúp bạn làm việc dưới máy tính dễ chịu hơn, từ đó sẽ nâng cao hiệu suất làm việc. 

cac-tinh-nang-cua-word-se-ho-tro-cho-ban-rat-nhieu-de-nang-cao-hieu-suat-lam-viec

Các tính năng của Word sẽ hỗ trợ cho bạn rất nhiều để nâng cao hiệu suất làm việc. 

3.2. Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

Khi soạn các văn bản bằng tiếng Việt, chúng ta hay sử dụng bộ gõ Unikey hay Vietkey. Một số người dùng lại thường gặp lỗi về chữ có dấu bị nhảy dấu cách, gây khó chịu và làm giảm năng suất làm việc. Cách khắc phục là chọn công cụ Tools/Options, từ màn hình soạn thảo của Word, chọn tiếp phần Edit sau đó vào mục Settings. Sau khi vào Setting, hãy bỏ dấu kiểm Adjust sentence andword spacing automatically, nhấn chọn nút OK. 

3.3. Thao tác nhanh với các phím tắt

Các phím tắt được sử dụng phổ biến trong phần mềm Word sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác nhanh chóng. Hãy ghi nhớ và sử dụng các phím tắt đó thường xuyên để tối ưu hóa hiệu quả cũng như năng suất làm việc nhé! Hơn nữa, các phím tắt sẽ hỗ trợ rất nhiều cho bạn, giúp bạn làm chủ được Word và sử dụng nó một cách chuyên nghiệp hơn. 

viec-su-dung-phim-tat-se-day-nhanh-toc-do-lam-viec-cho-ban

Việc sử dụng phím tắt sẽ đẩy nhanh tốc độ làm việc cho bạn. 

3.4. Tự động lưu dữ liệu khi soạn thảo

Nếu đang làm việc trong một môi trường không đảm bảo chắc chắn về điện áp thì hiện tượng tắt nguồn, treo máy hoặc bị gặp vấn đề đột ngột sẽ là điều khó tránh. Tuy nhiên, để an toàn hơn cho việc soạn dữ liệu, bạn nên thiết lập cơ chế tự động lưu trữ cho Word để tránh rủi ro. 

Cách thực hiện như sau: chọn Tools/Options, nhấn vào thẻ Save, sau đó nhấn vào dấu chọn trước mục Save Autorecover info every, hãy thiết lập một mốc thời gian bạn muốn để Word có thể tự động lưu lại dữ liệu của bạn (tối đa 10 phút). Nhấn vào OK để kết thúc thao tác. 

de-tranh-rui-ro-khi-soan-thao-van-ban-hay-bat-che-do-tu-dong-luu-tru-du-lieu-ban-nhe

Để tránh rủi ro khi soạn thảo văn bản, hãy bật chế độ tự động lưu trữ dữ liệu bạn nhé.

3.5. Sắp xếp vị trí các đoạn trong văn bản một cách nhanh chóng

Bạn muốn sắp xếp cũng như hệ thống lại vị trí của các đoạn trong văn bản? Đừng sử dụng việc copy-paste mà hãy thực hiện thao tác dưới đây:

Lựa chọn đoạn văn bản muốn sắp xếp vị trí, ấn giữ phím tắt Shift – Alt, dùng phím mũi tên đi lên hoặc đi xuống để điều chỉnh vị trí. Thao tác này rất đơn giản nhưng sẽ giúp bạn sắp xếp các đoạn văn một cách tiện lợi so với việc copy hoặc kéo thả. 

3.6. Đặt đường dẫn link mặc định

Thông thường khi sử dụng. MS Word sẽ luôn để thư mục My Documents làm mục mặc định có tác dụng lưu và mở văn bản. Tuy nhiên, người dùng cũng có thể thay đổi mặc định này với các thao tác sau:

Vào Tools/Options, chuyển sang mục File locations, nhấp mũi tên chuột vào mục mà bạn cần thay đổi. Ví dụ như thay đổi đường dẫn mở, lưu văn bản thì nhấp chuột vào ô Documents, sau đó nhấp vào Modify và đưa đến thư mục riêng mang tên bạn. Để hoàn tất thao tác hãy nhấn chọn OK. 

cong-viec-cua-ban-se-duoc-thuc-hien-nhanh-chong-neu-biet-cach-su-dung-cac-thu-thuat-trong-word

Công việc của bạn sẽ được thực hiện nhanh chóng nếu biết cách sử dụng các thủ thuật trong Word. 

3.7. Tự kiểm tra chính tả 

Chức năng ưu việt này sẽ làm cho những người chuyên soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh rất thích thú bởi khả năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp của nó. Để thực hiện, bạn vào mục Tools, chọn Spelling and grammar, hoặc nhấn phím F7 để bật chức năng này. 

4. Học kỹ năng sử dụng Word ở đâu?

Microsoft Word là một công cụ ảnh hưởng rất lớn đến công việc trong môi trường công sở và đến chính đời sống hằng ngày của chúng ta. Thay vào việc tự học Word, lời khuyên là bạn nên chọn và đăng ký theo các khóa tin học văn phòng cơ bản để có thể sử dụng thành thạo các kỹ năng. 

  • Học ở các trung tâm uy tín

Đến với các lớp học chất lượng cao như Kyna, Unica, bạn sẽ được học rất nhiều kiến thức về tin học cũng như các kỹ năng sử dụng Word một cách thành thạo, tăng năng suất làm việc. Tại các trung tâm trên luôn mở ra các khóa học tin học văn phòng online, tiết kiệm nhiều thời gian cũng như chi phí cho người học so với việc đi đến trung tâm. 

  • Học cùng các gia sư

Nếu bạn có quá ít thời gian để theo học các khóa ở các trung tâm thì lựa chọn một gia sư uy tín cũng là một lựa chọn hay. Tin học văn phòng theo hình thức học gia sư đang rất phổ biến với các khóa học word, excel, powerpoint rất đa dạng và phong phú, phù hợp với nhu cầu của từng học viên. 

loi-khuyen-huu-ich-la-tham-gia-cac-khoa-hoc-tin-hoc-thay-vi-tu-tim-toi-va-hoc-hoi

Lời khuyên hữu ích là tham gia các khóa học tin học thay vì tự tìm tòi và học hỏi.

Tuy nhiên, nếu còn phân vân không biết lựa chọn địa chỉ phù hợp cũng như không biết khóa học tin học văn phòng bao nhiêu tiền, Beto xin giới thiệu đến bạn các khóa của Unica với thâm niên nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giảng dạy về các kiến thức, kỹ năng chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực tin học văn phòng bao gồm các công cụ phổ biến Word, Excel, Powerpoint. 

Hiện Unica đang mở một khóa học word online với chuyên đề “Làm chủ Word văn phòng từ A-Z”, giúp học viên thành thạo hơn trong việc sử dụng và làm chủ được phần mềm Word. Ngoài ra, với các kiến thức cơ bản đến nâng cao cùng với đội ngũ giảng viên uy tín, tận tâm, bạn sẽ có thêm tự tin trong việc thi lấy các chứng chỉ tin học, hỗ trợ rất nhiều trong công việc sau này. 

viec-dau-tu-cho-minh-kien-thuc-va-ky-nang-trong-tin-hoc-dac-biet-la-word-van-phong-se-dem-lai-cho-ban-nhieu-gia-tri-to-lon-sau-nay

Việc đầu tư cho mình kiến thức và kỹ năng trong tin học đặc biệt là word văn phòng sẽ đem lại cho bạn nhiều giá trị to lớn sau này. 

Những thông tin được chia sẻ trên đây hy vọng sẽ giúp bạn hiểu hơn về kỹ năng Word văn phòng cũng như tầm quan trọng của nó. Việc hiểu được tầm quan trọng sẽ giúp bạn thực hiện mục tiêu cũng như làm động lực để bạn đi đến nhiều thành công trong công việc. Hãy lựa chọn và đăng ký ngay cho mình khóa tin học văn phòng cơ bản để nâng cao kỹ năng cũng như mở rộng cơ hội tương lai bạn nhé! Chúc các bạn học tốt. 

Nguồn tham khảo: 

  1. hrinsider.vietnamworks.com
  2. Kyna.vn
  3. Cauit.com
  4. Ptic.com.vn
  5. Kynanghr.com

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here